УрО РАН, система регистрации РНТД

Работа с публикациями

Этапы работы с публикациями

В данный момент можно выделить два этапа работы с публикациями:

Публикации в разработке

Зачем нужен этап работы над статьёй? Ответов может быть много. Во-первых, чтобы держать под контролем все статьи, посланные в редакции. Иногда статью публикуют через год — можно просто о ней забыть. Удобно, когда информация хранится централизованным способом, доступная всем соавторам с любого компьютера, подключённого к Интернету. В поле комментария можно описывать различные шаги, предпринимаемые в связи с публикацией. Во-вторых, это централизованное хранение файлов публикации, доступных соавторам в режиме блокировки. Если один соавтор собирается внести изменения в какой-либо файл публикации, то он загружает его в режиме блокировки. Другим желающим изменить этот же файл придется ждать возвращения файла на сервер и снятия блокировки. Такой подход исключает возникновение разных версий одного файла. В-третьих, можно сделать ссылки на уже имеющиеся публикации. Это может облегчить работу, когда соавторов много и они знакомы не со всеми работами. Кроме того, в ходе работы часто бывают нужны тексты базовых публикаций, которые продолжает данная работа. Удобно иметь доступ к таким публикациям и их файлам откуда угодно.

Очевидно, централизованное информационное пространство публикации может снять много вопросов и проблем и сделать процесс подготовки и запуска в печать публикации более удобным, простым, наглядным.

Опубликованные работы

Когда один из соавторов обнаруживает, что работа опубликована, и получает её выходные данные, он заходит на страницу публикации в стадии разработки, и нажатием на кнопку В опубликованные переводит статью в список опубликованных работ. При этом он заполняет необходимые данные — например, библиографическое описание, тип публикации, год опубликования и т.д. Кроме того, соавтор помещает двоичный файл (или файлы) готовой публикации, посланные в редакцию, в специальный список. Далее эти файлы будут доступны всем пользователям. Да, в системе предусмотрена выгрузка сканов публикаций на сервер сотрудниками библиотеки. Но статей выходят тысячи в год, библиотека просто не сможет отсканировать всё. Кроме того, многие журналы в библиотеку не попадают. Таким образом, авторский вариант хоть и не содержит редакционного форматирования и правки, но всё же содержит основной текст работы. Таким образом, появляется возможность обеспечить двоичными версиями сто процентов публикаций. Для удобства пользователей предлагается размещать работы на сервере в формате pdf.

Сотрудник библиотеки института имеет доступ к списку всех публикаций сотрудников института, с возможностью редактирования. Кроме того, сотрудник библиотеки может выгружать на сервер файлы со сканами публикаций. Далее эти файлы будут доступны для загрузки всем сотрудникам института. Сканы публикаций могут выгружать на сервер только сотрудники библиотеки.

Аннотация и ключевые слова

При вводе данных публикации предусмотрены поля Аннотация, Ключевые слова, Аннотация на английском и Ключевые слова на английском. В момент создания записи о публикации данные поля не помечены как обязательные, но после выбора языка публикации либо аннотация и ключевые слова на русском, либо на английском станут обязательными для ввода. Ввод данной информации очень важен, так как он в дальнейшем облегчит поиск информации. Если же у публикации нет аннотации или ключевых слов, то в соответствующем поле можно поставить любой символ, например, "-" или слово "нет".

Ввод в систему информации об опубликованных работах другими сотрудниками (не соавторами)

Заведующие подразделениями могут вводить и редактировать информацию о публикациях всех сотрудников своего подразделения.

Директор организации, а также его заместитель и учёный секретарь, могут вводить и редактировать информацию о публикациях всех сотрудников организацию. Кроме того, они могут редактировать скрытое поле публикации — оценку значимости работы (число от 0 до 1), которая участвует в расчете ПРНД.

В Академии часто встречается ситуация, когда авторы статей сами не пользуются компьютером. В таких случаях информацию об их публикациях в CRIS вводят их доверенные лица. Такому доверенному лицу следует обратиться к администратору института, чтобы тот назначил ему соответствующую роль с разрешения руководителя соответствующего подразделения или всего института. Можно назначить такому сотруднику роль руководителя подразделения (если он вводит данные по РНТД подразделения) или роль руководителя института (если он вводит данные по РНТД сотрудников института).

Всегда нужно помнить, что принадлежность публикации сотруднику, подразделению или институту определяется через автора. Если пользователь создаёт свою публикацию (или любой другой вид РНТД в разделе РНТД сотрудника), то он не может вычеркнуть себя из списка авторов.

Если сотрудник с ролью руководителя подразделения создаёт публикацию в разделе РНТД подразделения, то изначально он один в списке авторов. Он не может удалить себя из списка авторов, чтобы не пропала привязка публикации к подразделению. Если же он создаёт публикацию, авторами которой являются другие сотрудники отдела, то сначала он должен добавить хотя бы одного сотрудника отдела в список авторов — после этого он может вычеркнуть себя, так как привязка к подразделению будет осуществляться уже по этому сотруднику.

Если сотрудник с ролью руководителя института создаёт публикацию в разделе РНТД института, то изначально он так же один в списке авторов. Он не может удалить себя из списка авторов, чтобы не пропала привязка публикации к институту. Если же он создаёт публикацию, авторами которой являются другие сотрудники института, то сначала он должен добавить хотя бы одного сотрудника своего института в список авторов — после этого он может вычеркнуть себя, так как привязка к институту будет осуществляться уже по этому сотруднику.

Всё то же самое справедливо и для других типов РНТД.